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注文住宅でスムーズに打ち合わせを進めるためのコツとは?

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注文住宅でスムーズに打ち合わせを進めるためのコツとは?

こんにちは、ファイナンシャルプランナーの畠山です。

注文住宅は間取りや外観、仕様・設備などを一から決めていかなければならず、一般的に必要な打ち合わせは10~15回程度が目安となります。限られた時間の中での打ち合わせになりますから効率良くスムーズに進めたいものですよね。

事前に住宅会社との打ち合わせのコツを理解しておくと、ある程度準備して臨むことができるのでスムーズに進めることが可能です。今回は打ち合わせのコツと不要なトラブル回避のために、打ち合わせで問題発生した際の対処法についてもお伝えします。

打ち合わせのコツ1:イメージの共有

家づくりは思い描く理想を具体的に形に落とし込んでいく作業です。頭の中のイメージを他人と共有することは難しいことですが、家づくりではそのイメージ共有をしっかりと行えるかどうかが成功のカギとなります。

イメージ共有は一緒に家づくりをする夫婦や家族間でも必要ですし、建築を依頼する住宅会社の担当者や設計者とも必要になります。イメージをしっかりと伝えて、共有することでその後の打ち合わせはかなりスムーズに進めやすくなります。

ここではイメージを具体化する方法と担当者や設計者とのコミュニケーションの大切さについて解説します。

イメージを具体化する

イメージを具体化するためには、まず一冊ノートを用意して書き出していくことをおすすめします。これは書き出すことで頭の中を整理しやすくするという意図もあります。

その瞬間、大切だから覚えておこうと思っていても、時間が経つと忘れて思い出せなくなるという経験はありませんか?書いて残しておくことは忘れないための記録にもなります。

書き出す内容は以下の通りです。

・どんな家に住みたいか

・どんな暮らしがしたいか

・予算の上限

・譲れないポイント、条件や優先順位

これらを考えるヒントになるのが現在の住まいに対する不満です。何に不満を感じているか、それを解消するためにはどうしたら良いかということを考えるところから始めると書きやすくなります。

家族の要望を全て書き出したら、優先順位を決めていきましょう。予算に合わせて内容を見直す際に優先順位が決まっていると何を残して何を削るか、取捨選択がしやすくなります。

優先順位の付け方については下の記事で詳しく説明していますので、そちらを参考にしてください。

イメージを書き出しただけでは細かいニュアンスは伝わりにくく、違う認識になってしまうこともあり得ます。それではトラブルの原因にもなりかねません。そこでおすすめしているのが、イメージに近い画像があれば保存しておくことです。

WEBで検索した画像や雑誌の切り抜き、カタログの施工事例などを集めておくと、イメージが間違った形で伝わることはありません。また、仕様決めで迷った時にも好みの傾向を再確認するのに役立ちます。

設計者とのコミュニケーションの大切さ

イメージを共有するためには打ち合わせで担当者や設計者としっかりコミュニケーションを取る必要があります。

間取りの打ち合わせでは設計者が描いた平面図を見て話を進めていくのですが、家づくりが初めての方にとって図面は見慣れていないもので、それを空間としてイメージすることは難しいことです。そうした中で要望を伝えて完成イメージを共有していかなければなりません。

要望が上手く伝わっておらず、完成イメージが異なっていたとしても双方で曖昧なままに進めてしまうと完成したものがイメージと違うものになっていてトラブルに発展することもありえます。

専門用語などわからないことがある場合や上手くイメージ出来ない場合はその都度確認して、解消していきましょう。この時もイメージの共有にはパースや完成イメージに近い施工事例の写真などを用いて相違がないか確認すると良いでしょう。

『輸入住宅の住宅会社を選ぶときのポイント!オススメの会社は?』という記事でもお伝えしましたが、コミュニケーションをしっかりと取るためにも住宅会社を選ぶ際には「要望をしっかり聞いてくれる」「家づくりに対する価値感が合う」「誠意ある対応で信頼できる」といった点をポイントにして見極めることも大切です。

プロの視点から「YES」「NO」をしっかり伝えてくれて、その代替案など持ってアドバイスしてくれるような担当者なら信頼できますね。

打ち合わせのコツ2:具体的なプランの作成

プランニングの進め方

打ち合わせの中でもプランニングは特に時間と回数がかかります。どんな間取りにしたいか要望などをヒアリングしたものを図面に落とし込んで提案してもらうのですが、希望を伝える際には必要な部屋の種類や大きさ、数を予め決めて伝えておくと良いでしょう

間取りをイメージするのが難しい場合は、ハウスメーカーなどのホームページで公開されている間取りを検索してみたり、モデルハウスやオープンハウス、建売住宅の折込ちらしも参考になります。

住宅会社によっては需要の高い人気の間取りをまとめたプラン集を用意している会社もありますので、要望に近い間取りを見せてもらっても良いでしょう。

間取りを提案してもらったら、その中で実際に住んでみた際のイメージをしてみましょう。具体的にイメージするポイントは以下の通りです。

・朝起きてから寝るまでの動線をシミュレーションしてみる

・家事動線が効率的か、不便なところがないか確認する

・ソファやベッドなど大きな家具の配置を書き込んでみる

(ドアの開閉の邪魔にならないか、人が通るのに狭くないかなど確認する)

・隣の家の窓や換気扇の吐き出し口が向かい合わせにならないか、窓の位置を確認する

・収納はどこに何を入れるか考え、場所や大きさが使いやすいかチェックする

(今よりも物が増えることを想定しておく)

・照明やコンセントの配置や必要な数もイメージしておく

コスト管理の重要性

間取りや仕様・設備などの内容によって見積もりの内容も変わります。『失敗しない!注文住宅契約後の予算オーバーを防ぐ方法』という記事の中でもお伝えしましたが、家づくりを始める前に資金計画を行い、どのくらい予算として見られるのかをしっかり把握しておく必要があります。

「建物」「土地」「諸費用」の予算配分までしっかり見通しを立てたら、そこから予算オーバーにならないように管理していかなければなりません。工事費に含まれている場合もありますが、実は設計業務にかかった費用も設計料としてかかっています。

何度もプランの変更を行うということは、打ち合わせに時間がかかり、建築スケジュールにも影響が生じるだけでなく、場合によっては余計な費用までかかり、予算オーバーにもなりかねません。

決められたスケジュールの中で予算のことを考えながらしっかりと打ち合わせを重ね、納得のいくプランをかためていくこと。そしてある程度プランがかたまったなら、むやみやたらに変更はしないというのもスムーズに進めるためのコツの一つです。

ちなみに、フルオーダーで設計した場合は設計料が高くなりますが、ハウスメーカーや工務店に規定の設計パターンがあり、セミオーダーで依頼するという場合は設計料を安く抑えられるケースもありますので、依頼する住宅会社に確認してみてください。

打ち合わせでよくある問題とその解決方法

長い時間をかけて打ち合わせをしていると、「言った」「言わない」でトラブルになるケースも少なくありません。例えば、認識のズレがあったとしても早期に発覚すれば対処しようもありますが、完成後となると取り返しがつかないこともあります。

事前にトラブル回避するための方法も心得ておきましょう。

1.メモや録音して打ち合わせ内容を記録しておく

口頭のみのやりとりではどうしても記憶が曖昧になってしまって、どちらが何を言ったかも忘れてしまいがちです。「確認しておきます」と言ったことも次回の打ち合わせで覚えていなければ、そのまま話が先に進んでしまいます。

記録を取る場合は、同じものを共有できるように複写式のものを使うのもおすすめです。それぞれに記録を取るとそれぞれの立場での視点になってしまうので、できれば同じ内容のものを互いに共有するのが望ましいでしょう。

メモの量が多く大変、抜け漏れがあっては困るというのであれば、スマートフォンやボイスレコーダーなどを用いて録音するのも一つの方法です。その際は相手側の承諾を得た上で行いましょう。

また、打ち合わせ以外でのやりとりが発生することもあります。これも電話ですと口頭のみのやりとりになってしまうので、関係者でグループLINEを作っておき、その中でメッセージを残すといった方法もあります。これは忘れないうちにすぐに書き込め、記録としても残せるというメリットがあります。

記録を残すことは進捗確認にも役立ちますし、トラブルが起きた際に自身の身を守る証拠にもなります。特に細かい数字や期日などは確実に残しておきましょう

2.疑問や不安はその場で解決・解消すること

初めての家づくりではわからないことだらけ。専門用語などもわからないことが多く、その都度聞くのも気が引けてしまうという方もいらっしゃると思いますが、何かトラブルが起こった時に「知らなかった」では取り返しのつかないこともあります。知識があることで身を守ることも多いのです。

打ち合わせで気になることがあれば、なるべくその場できちんと確認するようにしましょう。後で聞こうと思っていてもタイミングを逃がしたり、別のことに意識がいって忘れてしまうこともあります。トラブル回避のためにも早期対応、早期解決を心掛けましょう

3.余裕をもったスケジュールを立てる

以前『注文住宅のスケジュールとは?』という記事で全体の流れについて解説しました。そして引っ越しの時期に合わせて、いつまでに完成させたいかゴールを見据えたスケジュール管理の必要性もお伝えしましたが、何もかも予定通りにスムーズに進むとは限りません。

打ち合わせで決めるべきことがなかなか決まらず予定よりも長く時間がかかってしまったり、予期せぬトラブルが発生するなどしてスケジュールが大きく遅延する可能性もあるため、万一そうしたことが起こったとしても余裕をもったスケジュールを立てておくと安心です。

厳しいスケジュールの中で、完成に間に合わせるために工事も急ぐことになると欠陥やミス、確認漏れなどにつながりトラブルへと発展する可能性もあります。

4.打ち合わせでのゴールを都度設定する

打ち合わせに臨む姿勢として、毎回ゴールを明確にしておくと話し合いもスムーズです。決めることが多岐にわたると、話の筋から逸れてしまうこともあります。無駄なところに時間がとられて大事なことが決まらないと打ち合わせも進みません。

ですから、始まる前に「今日はどこまで決めましょう」「今日のゴールはここにしましょう」という認識を参加者全員で共有しておくことが大切です。

まとめ

今回は注文住宅で打ち合わせをスムーズに進めるためのコツとして以下の内容をお伝えしました。

①イメージの共有(イメージを具体化する、設計者とのコミュニケーションの大切さ)

②具体的なプランの作成(プランニングの進め方、コスト管理の重要性)

打ち合わせでは建て主のイメージや想いをしっかり伝えて担当者と共有することが家づくり成功の秘訣ですから、積極的に円滑にコミュニケーションをとることが大切です。そのために準備しておけることはしておいた方がいいですよね。

何もわからない状態でいざ打ち合わせに臨むのと、効率よく進めるためのコツを知った上で臨むのとでは建て主の気持ちの在り方も違います。

ここではトラブルを予め回避するための心得についてもお伝えしましたので、家づくりを始める前に一読して打ち合わせに向けた準備をしてくださいね。

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この記事を書いた人

住広ホーム株式会社(インターデコハウス秋田・COZY秋田) 取締役統括部長/営業 畠山 雄大(はたけやま たけひろ)
  • 宅地建物取引士
  • 2級ファイナンシャルプランニング技能士
  • 住宅ローンアドバイザー

ファイナンシャルプランナーの目線で、住宅を検討しているお客様の家づくりのアドバイスをさせていただいております。いつでもご相談いただければと思います。

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